河西学院学生档案管理暂行办法（试行）
（院办发〔2011〕29号）
第一条 为了加强学生档案管理工作，提高学生档案管理水平，使学生档案管理更好地为人才培养服务，保障学生正当权益，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规，结合我校实际，制订本办法。
第二条 学生档案是指学校在学生教育、管理活动中形成的，记述和反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况等方面的历史记录。学生档案是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据。
第三条 本办法适用于我校普通高等教育本专科生的档案管理工作。
第一章 职责
第四条 学生处设专人负责学生档案管理工作。学生档案室设在学生处教育管理科。职责为：
(一)负责接收、鉴别学生档案材料；
(二)负责办理学生档案的查阅、借阅和转递；
(三)提供个人档案中有相关记载的学生情况证明；
(四)做好学生档案的安全、保密和保护工作；
(五)办理其它有关事项。
第五条 各学院、各有关职能部门的职责
(一)教务处要及时向学生处学生档案室提交新生数据库，以便对学生档案进行接收、核对和编号；
(二)各学院及各相关职能部门按照要求做好新生档案、平时归档材料和毕业生档案的收集、整理和移交工作；尤其要注意新生高中档案、高考材料以及在校期间产生的学生成绩单、学位材料、学籍材料、校级以上奖惩材料、体检表、学生交流学习或出国等材料的收集和移交；各学院应指定负责人分管学生档案工作，并确定具体承担学生档案材料收集和移交工作的兼职档案员一名；
(三)就业指导中心需及时向学生处学生档案室提交学生就业去向数据库、择业名单、就业名单等，以便及时转递学生档案。
归档范围和要求
第六条 学生档案材料的归档范围
(一)高中阶段形成的档案材料：
1.高中毕业生登记表；
2.高中毕业会考成绩登记表；
3.体育合格情况登记表；
4.中学生社会实践活动登记表；
5.校级及以上奖、惩材料；
6.高等学校招生考生报名登记表；
7.高等学校考生志愿表；
8.高等学校招生全国统一考试成绩；
9.高等学校招生考生体格检查表；
10.学生加入党、团组织材料等。
（二）大学阶段形成的档案材料
1.学生登记表；
2.学生学籍变动、转专业材料；
3.校级及以上奖、惩材料；
4.毕业生档案材料：①高校毕业生登记表；②授予学士学位证明书；③授予双学士学位证明书；④成绩登记表；⑤毕业生就业通知书等。
（三）其他应归档材料
1.更改姓名、民族、出生日期，包括个人申请、所依据的证明材料、及上级批复等材料；
2.出国材料：出国申请审批表等；
3.健康材料：入学体检表、有关残疾证明材料；
4.学生在校期间形成的其他有保存价值的材料。
第七条 档案材料的归档要求
（一）归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、齐全、真实；文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。
（二）归档的材料。凡规定由组织审查盖章的，必须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等）应有本人的签字，特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。
（三）档案材料须用纸张为十六开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，填写时只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写。
（四）归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。
（五）归档材料必须注明学生姓名及学号，并按照学号的顺序先后排放。
（六）学生档案室对不符合归档要求的学生档案材料，有责任和权力对归档单位提出要求，予以改正后再归档。
（七）学生档案材料收集归档，要本着实事求是的原则，做到该归的一定要归，不该归的坚决不归。
档案移交和档案材料的归档时间
第八条 新生人事档案均由各学院在开学后一个月内收集齐全，进行新生资格复查核对，新生入学资格复查结束后，形成《新生档案移交清单》（一式两份），连同档案移交学生处学生档案室。对部分档案材料缺失的由入学前的学校出具档案丢失的证明和本人填写《河西学院高考招生档案资料缺失确认表》装入本人档案。
第九条 学生档案室负责新生档案的审核工作，若发现材料缺失的，通知新生所在学院负责追缴。
第十条 在校期间形成的各类学生人事档案材料，根据工作完成并已形成材料的情况，随时归档，以保证档案材料的完整及学生毕业后档案能够及时转递。
第十一条 为了保证毕业生档案及时转递，学生毕业前大批量转递档案材料时（如毕业前大批量学生入党材料归档），各学院、组织部、教务处、科技处要组织人员协助学生档案室按要求将档案材料归入学生人事档案中。
档案的保管与保护
第十二条 根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密。档案工作人员不准向无关人员谈论有关学生档案内容，严禁任何人私自保存他人档案，对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违反《中华人民共和国保守秘密法》、《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》的，视情节轻重，予以严肃处理直至追究相应法律责任。
第十三条 学生档案室要做好档案库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作。
第五章 档案的提供利用
第十四条 查阅和借用档案，应遵守的规定和原则：
（一）各学院只能查阅本院的学生档案。查阅学生档案应出具介绍信，由部门主管领导签字，并加盖所在单位的党组织公章方可查阅；外单位人员（用人单位或特殊情况）需要查阅学生档案的，须持本单位介绍信、学院介绍信和有关身份证明，档案室人员方可接待。在查阅学生档案时，档案室人员必须在场。
（二）查阅档案的单位或个人不得擅自拍摄复制档案的内容，确因工作需要利用档案材料取证的，须经学生档案室主管领导批准，方可复制拍摄。
（三）学生档案，一般不得借出。若有特殊情况必须借出档案使用时，须说明理由，经学生档案室主管领导批准，并严格履行借出手续。借出时双方要审核档案中的材料，并签字确认。借出时间一般不得超过7天（含休息日）；借出档案不得擅自转借他人。
（四）查借阅学生档案必须严格遵守保密制度，严禁拆卸、涂改、圈划、批注、抽取和撤换档案材料。
（五）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
（六）依据档案材料中所记载事实，向有关部门出具证明时，不得出具有评论性意见的文字。
第六章 档案的转递
第十五条 学生档案室一般应在学生办理毕业离校手续或依据学校就业指导中心的毕业生派遣名单和毕业生就业通知书后两周内转递学生人事档案。
第十六条 学生毕业、转学档案须在三个月内转出，学校原则上不负责保管，如有特殊情况，档案需在学校保存的，可填写《档案暂存申请表》，由主管档案的领导批准后，方可由学校学生处暂时代为保管。保管最长期限为一年。学生病亡、取消入学资格和自动退学没有办理学生档案转移手续的学生档案，从学校发文取消学籍之日起，保存三年，由学生处负责销毁；勒令退学和开除学籍者，保存五年，由学校学生工作主管领导批准后，销毁。经审查不符合录取条件被取消入学资格的新生，其档案退回来源地招生管理部门。
第十七条 学生档案室保管的学生档案在加盖密封章后可由学生自行携带。
第十八条 转递学生档案时，认真填写《转递学生档案通知单》，将其归入学生本人档案中，学生档案室收到接收单位退回的《转递学生档案通知单》（回执）时，要整理保存，以备查考。
第十九条 凡未按规定期限转出的档案，学校收取一定数额的档案保管费。
第二十条 各有关单位要及时归档，毕业学生档案一经寄出，有关单位应归档而没有按时归档的材料，则由归档单位负责转递。离校学生要主动向档案接收单位查询档案，如发现档案未到，应及时告知学校，自档案寄发之日起一年以内由学校负责查询，逾期不予受理。
第七章 学生档案的补办
第二十一条 因用人单位原因造成档案丢失的，原则不予补办。如有特殊情况，由用人单位开据档案丢失情况证明，学生本人携带毕业证、身份证，经学校主管领导批准后方可补办。补办的档案仅有学籍复印件和符合当时情况的《普通高等学校毕业生登记表》、《学期鉴定表》、《学生成绩单》。
第二十二条 因个人原因造成档案丢失的，无论何种情况，均不再予以补办。
第八章 附 则
第二十三条 本管理办法由学生工作部（处）负责解释。
第二十四条 本管理办法自公布之日起施行。
